Canal de Denúncies
CLUB DE GOLF SANT CUGAT
Procediment de gestió del Canal de Denúncies
- OBJECTE
L’objecte del present procediment és regular la recepció, tractament, recerca i resolució de les denúncies sobre presumptes irregularitats o incompliments comesos per empleats, agents comercials, directius o socis de negocis, que puguin sorgir en l’exercici de l’activitat empresarial de CLUB DE GOLF SANT CUGAT.
El canal de denúncies de CLUB DE GOLF SANT CUGAT és accessible a través de:
Web corporativa: https://golfsantcugat.com/
Correu electrònic: info@golfsantcugat.com
Correu postal: C/ Villà, 79, 08173 – Sant Cugat del Vallès (Barcelona), (Att. Comitè de Compliance).
Els diferents mitjans d’accés al canal de denúncies faciliten el seu ús a empleats, agents comercials, directius, socis de negoci, i de qualsevol interessat.
L’objectiu del Canal de denúncies és canalitzar i facilitar la formulació segura de qualsevol comunicació sobre sospites de conductes irregulars, males pràctiques comercials, i qualsevol violació de les obligacions de Compliance i del Codi Ètic o de Conducta, fomentant un entorn de Compliment basat en els principis i valors de CLUB DE GOLF SANT CUGAT.
A més, el procediment busca assegurar que durant tot el procés es garanteixi eficaçment la protecció de la privacitat de les persones involucrades i la confidencialitat sobre les dades contingudes en la denúncia, podent realitzar-se la denúncia de manera anònima si així ho considera el denunciant.
- ÀMBIT D’APLICACIÓ
Aquest procediment és aplicable a tots els empleats, agents comercials, directius, Comitè de Direcció i a la Junta Directiva de CLUB DE GOLF SANT CUGAT.
III. ASPECTES CLAU ASSOCIATS AL CANAL DE DENÙNCIES
III.1 DEURE DE COMUNICACIÓ
Tot aquell que tingués coneixement fundat de qualsevol tipus d’acte o fet que pogués contravenir els principis i valors del Codi Ètic o de Conducta o suposar una acte il·lícit o contrari a la normativa vigent, haurà de comunicar-ho a CLUB DE GOLF SANT CUGAT, a través dels canals.
III.2 FETS DENUNCIABLES
El Canal de Denúncies ha d’entendre’s com un instrument que permeti la comunicació d’irregularitats o incompliments. Per això, no ha d’emprar-se de manera indiscriminada, sinó per als fins que ha estat creat.
Els fets denunciables han d’estar enfocats en conductes, incompliments o irregularitats que puguin anar en contra dels principis i valors del Codi Ètic i de Conducta, o bé constituir un acte il·lícit o contrari a la normativa aplicable.
En aquest sentit, CLUB DE GOLF SANT CUGAT dins de la gestió del Canal de Denúncies, té plenament identificats els principis i valors que constitueixen la cultura organitzativa que des de CLUB DE GOLF SANT CUGAT es vol fomentar en el si de l’Organització, i que han estat formalment descrites en el Codi Ètic o de Conducta.
III.3 DRETS DEL DENUNCIANT SOBRE COMUNICACIONS EFECTUADES A TRAVÉS DEL CANAL DE DENÚNCIES
Durant la tramitació d’una denúncia, CLUB DE GOLF SANT CUGAT garantirà al denunciant els següents drets:
- a) Dret a la protecció en el transcurs de la recerca
CLUB DE GOLF SANT CUGAT proporcionarà la deguda protecció a totes les persones que realitzin una denúncia d’acord amb les directrius del present Procediment.
En el cas que el denunciant faci públic el contingut de la denúncia només podrà acollir-se a les mesures de protecció en el cas que hagi primer denunciat a través del canal de denúncies i amb els terminis i mesures establerts.
També serà objecte de protecció en el cas que faci públic el contingut de la denúncia bé perquè existeixi risc manifest per a l’interès públic, com pot ser una situació d’emergència o risc de danys irreversibles, bé perquè en el cas que es realitzi una denúncia externa existeixin riscos de represàlies o hi hagi baixes probabilitats que se li doni un tractament efectiu a la denúncia a causa de les circumstàncies concretes del cas, com pot ser l’ocultació o destrucció de proves o que l’autoritat actuï de connivència amb l’autor de la infracció o es trobi implicada en ella.
- b) Prohibició de represàlies
En cap cas es prendran represàlies contra el denunciant, fins i tot si del resultat de les conseqüents recerques es verifiqués que no ha existit incompliment del Codi Ètic o de la normativa aplicable, sempre que no hagi obrat de mala fe. Això significa que l’autor de qualsevol tipus de represàlia haurà de ser sancionat.
A aquest efecte s’entén per represàlies (i) el canvi de lloc de treball, canvi d’ubicació del lloc de treball, reducció salarial, (ii) la degradació o denegació d’ascensos, (iii) la denegació de l’assistència a formacions, cursos, entre altres, (iv) l’avaluació o referències negatives sobre resultats laborals, (v) la suspensió, acomiadament, destitució o mesures equivalents, (vaig veure) la imposició de mesures disciplinàries, amonestacions o una altra sanció, incloses les disminucions de períodes de descans o vacances, (vii) la intimidacions, assetjament, discriminació o tracte desfavorable, (viii) causar danys físics, morals o reputacions, inclosos en mitjans socials, (ix) identificar al denunciant perquè sofreixi hostilitats en l’entorn laboral, (x) difamar al denunciant i (xi) al·legar l’existència de la clàusula de confidencialitat entre el denunciant i l’Organització, per a sancionar al denunciant pel seu incompliment.
- c) Dret a rebre informació
El denunciant serà informat per escrit, una vegada analitzada la denúncia, si és considerada procedent per a ser analitzada.
D’altra banda, una vegada finalitzada la recerca, el denunciant haurà de ser informat sobre les mesures de seguiment previstes, per exemple, la remissió a una autoritat competent, així com del resultat de les recerques, havent d’explicar la raó per la qual s’ha adoptat les mesures o accions disciplinàries al denunciat.
- d) Dret a triar
El denunciant podrà triar la via de la denúncia que consideri més adequat, podent acudir a canals externs (autoritats competents), sense poder obligar-se al denunciant a utilitzar una via concreta, sobretot tenint en compte que la persona denunciada pugui ser un superior del denunciant, i que aquest últim tingui accés a la denúncia.
- e) Dret a la informació limitada
Al denunciant, en el procés de la formulació de la denúncia, no se li podrà sol·licitar dades que no siguin estrictament necessàries per a tramitar la denúncia i, posteriorment no es podrà sol·licitar ni conservar els que no siguin estrictament necessaris per a la recerca.
La informació que faciliti el denunciant no podrà ser utilitzada per a fins distints a la recerca. En el cas que denúncia aportada contingui informació sobre informació sensible que pogués afectar els interessos comercials, econòmics, estratègics o de seguretat de CLUB DE GOLF SANT CUGAT o de tercers implicats, aquestes hauran d’emprar-se per a l’estrictament CLUB DE GOLF SANT CUGAT durant la fase d’instrucció de la denúncia, no podent revelar-se ni compartir-se per a fins distints d’aquesta.
Si les dades fossin transmeses a una tercera persona perquè investigui la denúncia, per exemple, un despatx d’advocats o un auditor extern, tant el denunciant com el denunciat hauran de ser prèviament informats. No caldrà aquest consentiment quan la cessió de dades estigui autoritzada per la llei.
Les dades personals tractades, ho seran de conformitat amb el Reglament General de Protecció de Dades Personals, Reglament (UE) 2016/679, i la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de Protecció de Dades i garantia dels drets digitals i resta de normativa relacionada en vigor.
Qualsevol dada que resulti excessiu o no pertinent per a la recerca d’una denúncia o s’hagi recaptat accidentalment serà eliminat immediatament.
- f) Dret a l’anonimat
El denunciant que presenti una denúncia a través del Canal de denúncies podrà mantenir l’anonimat entorn de la seva identitat, garantint-se el mateix durant el procés, sent opcional per al denunciant incloure dades que permetin la seva identificació a través del formulari de denúncia habilitat.
- g) Dret a la confidencialitat
La identitat del denunciant serà confidencial, no podent revelar-se sense el seu consentiment exprés a cap persona que no sigui personal competent per a rebre i gestionar les denúncies, amb les excepcions que estableix el dret de la UE o la normativa espanyola en el context de recerques dutes a terme per les autoritats o en el transcurs de processos judicials.
- h) Dret a rebre una resposta en un termini raonable
El denunciant rebrà un justificant de recepció de la seva denúncia en un termini màxim de set dies des de la recepció de la mateixa per part de CLUB DE GOLF SANT CUGAT, a excepció que el denunciant sol·liciti expressament una altra cosa o que l’òrgan encarregat de la recerca consideri que aquest acusament pot comprometre la protecció de la identitat del denunciant.
El termini, en relació al tractament de dades i la instrucció, no podrà excedir els tres mesos de conformitat amb la normativa vigent, sis mesos en casos d’especial complexitat.
- i) Dret a la supressió de dades
Transcorreguts tres mesos des de la introducció de les dades, haurà de procedir-se a la seva supressió del sistema de denúncies, tret que la finalitat sigui la conservació per a deixar evidència del funcionament del model de Sistema de Compliance o es derivin de la mateixa processos judicials o recerques per part de les autoritats competents.
III.4 DRETS DEL DENUNCIAT SOBRE COMUNICACIONS EFECTUADES EN EL CANAL DE DENÚNCIA
Durant la instrucció de la denúncia, CLUB DE GOLF SANT CUGAT garantirà al denunciat els següents drets:
- a) Dret a la protecció en el transcurs de la recerca
CLUB DE GOLF SANT CUGAT proporcionarà al denunciat la completa garantia dels seus drets com qualsevol empleat, no sent aplicables mesures sancionadores, o legals si és el cas, fins que es comprovi la veracitat dels fets denunciats, es recaptin les evidències respectives, i es conclogui la concurrència d’un fet delictiu o contrari als principis i valors de CLUB DE GOLF SANT CUGAT.
- b) Dret a rebre informació
El denunciat ha de ser informat del procés de recerca que s’està duent a terme perquè, davant la imputació d’aquestes conductes, pugui exercir el seu dret de defensa i al·legar tot allò que li permeti acreditar la seva innocència.
D’altra banda, en aquells casos que la informació del procés de recerca suposi un risc important en la capacitat per a investigar de manera eficaç, la comunicació al denunciat pot retardar-se mentre existeixi aquest risc. L’objectiu és evitar la destrucció o alteració d’evidències pel denunciat.
- c) Dret a la confidencialitat
Al denunciat, durant tota la instrucció de la denúncia, se li garantirà el dret a la confidencialitat de les seves dades personals, amb la finalitat d’evitar qualsevol difusió d’informació que pugui afectar la seva honorabilitat.
La informació proporcionada al denunciat ha de realitzar-se en uns termes que protegeixin la confidencialitat del denunciant, no podent revelar-se la identitat del denunciant sense el seu consentiment exprés a cap persona que no sigui personal competent per a rebre i gestionar les denúncies, amb les excepcions que estableix el dret de la UE o espanyol en el context de recerques dutes a terme per les autoritats o en el transcurs de processos judicials.
- d) Dret a una recerca transparent
El denunciat tindrà dret a una recerca basada en l’anàlisi objectiva de les evidències recaptades, garantint una recerca eficaç i transparent.
III.5 IMPOSICIÓ DE MESURES DISCIPLINÀRIES
Si en la resolució de la recerca es comprova de manera fefaent que els fets investigats són certs i estan vinculats a conductes irregulars o il·lícites, el denunciat podrà ser objecte de sanció de conformitat amb el conveni col·lectiu aplicable als treballadors de CLUB DE GOLF SANT CUGAT, la legislació laboral i la resta de les obligacions civils i mercantils, que poguessin resultar aplicables.
CLUB DE GOLF SANT CUGAT també podrà posar els fets en coneixement de les autoritats judicials pertinents si així ho considera necessari.
En el supòsit en el qual el denunciat sigui un tercer amb el qual no es manté una relació laboral (proveïdor, agent comercial o soci de negoci), les sancions aplicables es limitaran a l’àmbit mercantil (com ara rescissió de contractes), sense perjudici de la comunicació anteriorment esmentada a les autoritats judicials competents.
III.6 COMUNICACIÓ DE DENÚNCIES FALSES O DE MALA FE
El canal de denúncies de CLUB DE GOLF SANT CUGAT ha d’emprar-se de manera responsable i adequada. La comunicació de fets falsos, amb una actitud maliciosa i moralment reprovable, suposa una infracció de la bona fe que ha de presidir les relacions de treball dins de CLUB DE GOLF SANT CUGAT, podent derivar en mesures disciplinàries de conformitat amb el conveni col·lectiu.
Si, després de l’oportuna anàlisi, es pogués concloure que els fets denunciats són manifestament falsos (i) s’arxivarà la denúncia, documentant els motius que han portat a arxivar l’expedient, finalitzant la labor de recerca; (ii) es traslladarà aquesta circumstància a la Direcció de RH perquè proposi mesures disciplinàries de conformitat amb el conveni col·lectiu i (iii) s’informarà, de manera escrita, la proposta de sanció al Comitè de Direcció o, si és el cas, a la Junta Directiva, qui decidirà l’acció disciplinària a aplicar al denunciant de mala fe.
- PROCEDIMENT DE RECERCA DEL CANAL DE DENÚNCIES
El Comitè de Compliance d’Informació designat per la Junta Directiva, per a dur a terme les labors de recerca, ha desenvolupat aquest procediment intern que regula tot el cicle de vida de la denúncia, des de la seva comunicació inicial fins a la seva resolució, amb la finalitat de comprovar la veracitat de les comunicacions, la correcta obtenció d’evidències i garantir els drets del denunciant i denunciat. Aquest procediment es divideix en dues fases:
Fase de recerca: Aquesta fase comprèn la recepció i avaluació inicial de la denúncia, fins a la recerca dels fets denunciats i la recopilació d’evidències que aportin validesa als fets denunciats.
Fase de Conclusions: Aquesta fase comprèn l’anàlisi de les evidències, proves aportades i la posterior redacció de l’informe, per part del Comitè de Compliance, amb les eventuals propostes de les mesures sancionadores al Comitè de Direcció o, si és el cas, a la Junta Directiva.
IV.1 FASE DE RECERCA
IV.1.1 COMUNICACIÓ I RECEPCIÓ DE LA DENÚNCIA
El denunciant podrà optar per qualsevol dels mitjans d’accés al Canal de Denúncies de CLUB DE GOLF SANT CUGAT.
La denúncia haurà de ser individual. En cas que diverses persones tinguin coneixement del mateix fet o circumstància cadascuna d’elles haurà de fer-lo de manera individual a través del canal de denúncies.
El contingut mínim de la denúncia serà:
– Correu electrònic
– Identificació del denunciat
Descripció dels fets. El denunciant haurà d’aportar detall suficient sobre els fets, conductes o activitats sospitoses, perquè el Comitè de Compliance pugui realitzar una anàlisi preliminar del contingut, permetent fins i tot l’enviament de fitxers o documents adjunts en relació als fets denunciats. D’aquesta anàlisi podrà resultar l’admissió o inadmissió de la denúncia. En tots dos casos el Comitè de Compliance haurà d’informar, de manera escrita, al denunciant de la decisió adoptada.
IV.1.2 INICI DE LA INSTRUCCIÓ
El Comitè de Compliance, admesa la denúncia, procedirà a l’elaboració d’un expedient d’obertura sobre la denúncia en recerca, que contindrà (i) informació descriptiva de la denúncia, indicant data de recepció, (ii) dades aportades, diferenciant les dades objectives i subjectives, (iii) una valoració prèvia del contingut de la denúncia i de la fiabilitat del denunciant, (iv) la relació de persones afectades i (v) de ser necessari, la proposició de mitjanes d’urgència a curt termini, entre elles, mesures cautelars que permetin minimitzar el mal actual o imminent.
IV.1.3 EQUIP INSTRUCTOR
L’equip instructor està conformat pel Comitè de Compliance o persones en qui deleguin amb les degudes garanties de confidencialitat i resta de principis d’actuació aplicables al Comitè de Compliance, els qui s’encarregaran de la instrucció de la denúncia.
En el transcurs de la instrucció, es podrà recórrer a altres àrees de CLUB DE GOLF SANT CUGAT per a desenvolupar de manera efectiva la reclamació de proves i anàlisis que permeti contrastar els fets denunciats.
El Comitè de Direcció o, si és el cas, la Junta Directiva podrà ser requerit en qualsevol moment per l’equip instructor per a complementar, de manera coordinada, les accions de recerca dutes a terme per aquest últim, sempre amb la màxima confidencialitat i discreció.
Finalment, en cas de trobar-se alguna incompatibilitat d’un membre de l’equip instructor, del Comitè de Direcció o de la Junta Directiva amb la recerca en curs, aquest membre haurà de ser exclòs de la recerca per a prevenir possibles conflictes d’interès.
IV.1.4 ACCIONS DE LA INSTRUCCIÓ
L’equip instructor emprendrà, si ho considera necessari, accions tendents a aprofundir en els fets i a recaptar informació addicional per a prendre una correcta decisió.
El procés de recerca durarà com a màxim 3 mesos des del dia en què el Comitè de Compliance va rebre la denúncia. Transcorreguts els 3 mesos, les dades podran continuar sent tractats per a la recerca dels fets denunciats i si és el cas, per les autoritats competents o en processos judicials, però no es conservaran en el propi sistema d’informació de denúncies internes.
El termini, en els casos d’especial complexitat serà de sis mesos en casos.
IV.2 FASE DE RESOLUCIÓ
Una vegada recaptades les proves i analitzades les mateixes per part de l’equip instructor, es tanca la fase d’instrucció i es procedeix a la presa de decisions sobre la comunicació analitzada, proposant al Comitè de Direcció o, si és el cas, a la Junta Directiva, les mesures que s’hauran d’adoptar.
El Comitè de Direcció o, si és el cas, la Junta Directiva, podrà adoptar les següents mesures:
Denúncia improcedent: En el supòsit en el qual la instrucció dels fets comunicats es manifesti l’absència d’incompliment. El Comitè de Compliance informarà tant el denunciant com al denunciat d’aquesta decisió, juntament amb els motius que sustenten la decisió.
Denúncia procedent: En el supòsit que es provi que els fets denunciats són certs, s’hauran de detallar les accions que sustenten aquesta conclusió. En aquest cas es proposarà l’aplicació del règim sancionador previst en el conveni col·lectiu, la legislació laboral i la resta de les obligacions civils i mercantils que poguessin resultar aplicables, sense perjudici de les responsabilitats penals que poguessin derivar-se de la comissió de delictes. El Comitè de Compliance haurà d’informar el denunciant i, molt particularment, al denunciat a qui haurà d’oferir la possibilitat de defensa.
IV.3 INFORME DE CONCLUSIONS
El Comitè de Compliance elaborarà un informe de conclusions reflectint el resultat de tota la fase d’instrucció el contingut mínim de la qual reflectirà (i) els aspectes tècnics, (ii) els antecedents de l’expedient, (iii) l’objecte i finalitat de la instrucció, (iv) les evidències obtingudes durant la fase d’instrucció, (v) la conclusió o conclusions de la fase d’instrucció i (vaig veure) les mesures proposades que, si és el cas, haurà d’adoptar el Comitè de Direcció o, si és el cas, la Junta Directiva,.
- CONFLICTE D’INTERESSOS
La presentació d’una denúncia que afecti directament persones que puguin participar activament en la gestió i recerca d’aquesta, seran exclosos de manera automàtica durant tot el procés d’instrucció i anàlisi fins a la seva resolució, amb la finalitat d’evitar qualsevol tipus de conflicte d’interès i incompatibilitat, i garantir així l’objectivitat i independència de les actuacions.
